A boa gestão dos arquivos é de fundamental importância e diminui o risco jurídico no dia a dia da Empresa.
Ainda que de fundamental importância, a manutenção dos arquivos não é uma tarefa simples e muitas vezes é negligenciada.
Vivemos um momento de muitas praticidades com as novas tecnologias e também muitas complexidades com a maior regulação e fiscalização das relações negociais e a dificuldade de encontrar informações e tecnologias acessíveis e seguras.
Neste cenário surgem algumas questões relacionadas à manutenção dos arquivos: Na Empresa devemos produzir documentos em formato físico ou digital? Podemos digitalizar os documentos que possuímos e descartar a via física? O que devemos guardar, como e por quanto tempo?
Neste contexto é interessante trazer alguns pontos de atenção para o Gestor de Empresa.
Hoje muitos documentos são produzidos em formato digital e devem ser assim conservados, como por exemplo o xml das notas para fins fiscais.
Outros podem ser criados em formato físico ou digital, como por exemplo o contrato de trabalho, conforme a prática da Empresa.
O Gestor pode escolher. Se concluir que todo documento da Empresa deve ser feito e mantido em arquivo digital, poderá fazê-lo desde que respeitando a legislação regulamentadora. Essa premissa foi estabelecida como direito no art.º 3, X da Lei 13.874/2019 que Instituiu a Declaração de Direitos da Liberdade Econômica.
Resta ao Gestor entender em base a sua operação, recursos e a legislação, qual a melhor forma de produzir, manter, acessar, atualizar e descartar seus documentos e arquivos.
Quanto à manutenção de documentos digitais é importante destacar a importância da utilização de sistemas confiáveis do ponto de vista tecnológico e também da proteção de dados.
A redundância dos suportes de arquivos digitais é importante porque diferente do suporte físico que a perda muitas vezes é limitada, a perda de um suporte digital pode significar a perda da história da Empresa, muito importante ter a redundância e os backups em dia.
Em relação à transferência de documentos de suporte físico para suporte digital conservando o mesmo valor probatório, em geral é possível, com única exceção para os documentos históricos.
Para que a cópia em arquivo digital tenha o mesmo valor probatório que o documento físico digitalizado é necessário que sejam respeitados os procedimentos indicados no Decreto n.° 10.278/2020 que regulamenta a questão e estabelece as técnicas e requisitos para digitalização dos documentos físicos. Destaco abaixo algumas dessas exigências:
- a integridade e confiabilidade do documento digitalizado;
- a rastreabilidade e auditabilidade dos procedimentos e empregados;
- o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;
- a confidencialidade, quando aplicável; e
- a interoperabilidade entre sistemas informatizados
Especificamente a cópia em arquivo digital para ter o mesmo valor que o documento físico, em geral, deverá atender também os seguintes critérios:
- ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;
- seguir os padrões mínimos para digitalização de documentos conforme determinado na lei (resolução mínima, cor e formato digital de acordo com o tipo do documento);
- conter, no mínimo, os metadados especificados (assunto, autor, data e local da digitalização, identificador do documento digital, responsável pela digitalização, título, tipo de documentos e hash – chekcsum da imagem).
Ultrapassada a questão da validade do arquivo digital, retornando a questão da gestão do arquivo em geral, quanto a escolha de quais documentos guardar, de como guardar e por quanto tempo; para entender essa questão é necessário entender o dia a dia da Empresa, uma boa prática é a elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos, esta vai nortear as decisões levando em conta a legislação e os aspectos práticos do dia a dia, devendo ser adequada a realidade e as peculiaridades da Empresa. Como requisitos mínimos a Tabela poderá conter dados como o tipo de documento a ser arquivado, o prazo, a forma e a base legal
Vale reservar um espaço na Tabela para os documentos com indicação de dados pessoais e também e-mails e mensagens em geral.
Isso porque uma questão que não podemos negligenciar na gestão dos arquivos é a regulação disposta na Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) Lei nº 13.709/2018, essa lei abarca aspectos da proteção de dados pessoais não só no momento do arquivamento de informações mas em toda a cadeia de tratamento de dados, o assunto é extenso e não cabe em um parágrafo, por isso essa menção serve apenas como seta de atenção.
Também outra seta de atenção que vou mencionar assim, de passagem, é a necessidade de cuidar das correspondências eletrônicas trocadas pelos Empregados e Colaboradores da Empresa, importante o Gestor estar preparado para gerir esse fluxo de comunicação, gerir as contas e poder acessá-las pratica e legalmente quando necessário, isso porque essas comunicações muitas vezes são fontes de Direitos e Obrigações que não devem ser menosprezadas nem perdidas dentro da estrutura.
